Déroulement d'une étude
et procédures à suivre

1. Elaboration du contrat

RECORD propose à l'équipe un contrat. Dès que les deux parties sont arrivées à un accord quant à son contenu, RECORD élabore une version définitive du contrat et entame le tour de signature. En général, cette phase ne dépasse pas 1 mois.

2. Démarrage de l'étude - Réunion de cadrage

Une première réunion est fixée entre les parties au cours de laquelle est finalisé le cahier des charges (annexe technique). Cette réunion se fait en présence d'un comité de suivi et si possible en présentiel.

Il est demandé au contractant à l'issue de la réunion de réaliser :

Ces documents seront envoyés par le contractant au comité de suivi (liste préalablement fournie par RECORD), pour validation avec un délai de réaction de 15 jours, et ce par courriel.
Passé ce délai :

Lors de la réunion de cadrage, la date de la réunion suivante est fixée.

3. Suivi de l'étude - Réunion(s) d'Avancement et Réunion(s) Intermédiaire(s)

Convocation et tenue des Réunions d'Avancement
Des Réunions d'Avancement trimestrielles ont lieu à distance avec le comité de suivi. RECORD se charge de convoquer le comité de suivi par courriel.

Convocation aux Réunions Intermédiaires et envoi du (des) rapport(s) intermédiaire(s)
RECORD se charge de convoquer le comité de suivi par courriel. Le contractant fait parvenir le rapport intermédiaire au comité 10 jours minimum avant la réunion et ce, par courriel. Le rapport devra suivre scrupuleusement le modèle mis à votre disposition sur le site (voir fichiers à télécharger ci-contre).

Réunions et comptes rendus
Comme lors de la réunion de cadrage, un compte rendu provisoire est réalisé par le contractant dans les 15 jours qui suivent la réunion, et envoyé pour validation (durée 15 jours) au comité de suivi par courriel. Une fois le délai de réflexion expiré, une version définitive est envoyée par le contractant au comité de suivi.
Il en sera de même pour toutes les réunions tout au long du projet. Chaque date étant fixée d'une réunion sur l'autre.

4. Finalisation de l'étude - Réunion finale

Convocation et envoi du rapport final provisoire
RECORD se charge de convoquer le comité de suivi par courriel. Le contractant fait parvenir le rapport final provisoire au comité 10 jours minimum avant la réunion et ce, par courriel. Le rapport devra suivre scrupuleusement le modèle mis à votre disposition sur le site (voir fichiers à télécharger ci-contre).

Réunion et compte rendu
Comme lors des réunions précédentes, un compte rendu provisoire est réalisé par le contractant dans les 15 jours qui suivent la réunion, et envoyé pour validation (durée 15 jours) au comité de suivi. Une fois le délai de réflexion expiré, une version définitive est envoyée par le contractant au comité de suivi, accompagné du fichier « PowerPoint » ayant servi de support à la réunion.

Rapport final définitif et autres livrables
Lors de la dernière réunion de suivi, un délai de finalisation du rapport définitif et des synthèses (français et anglais) est décidé conjointement. L'ensemble des livrables finaux (voir liste complète telle que définie dans le contrat) devront suivre scrupuleusement le modèle mis à votre disposition sur le site (voir fichiers à télécharger ci-contre).

Le contractant doit faire parvenir ces documents :

Webinaire
A l'issue de la réunion finale, à une date choisie conjointement, le contractant organise une réunion de restitution d'une heure environ par web conférence (système supporté par RECORD si nécessaire). Cette réunion réalisée quelques semaines après la réunion finale aura pour but de présenter les principaux enseignements de l'étude à l'ensemble des membres de RECORD et de toute personne que RECORD souhaitera inviter.

5. Valorisation des travaux

RECORD encourage les publications et les communications à l'initiative du Contractant. Il est rappelé ici de se reporter à l'article « Publications – Communication » du contrat qui précise les modalités à suivre, notamment l'OBLIGATION de recevoir l'accord préalable de RECORD.